Polecony z urzędu przez e-doręczenia

Od 1 stycznia br. kontakt z administracją publiczną w Polsce wszedł w zupełnie nowy etap, a Ruda Śląska aktywnie uczestniczy w tym procesie. Podstawowym sposobem przesyłania poleconych pism urzędowych stały się e-doręczenia, które stanowią elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu rozwiązaniu korespondencja z magistratu trafia do mieszkańców i przedsiębiorców szybciej, bezpieczniej i w przypadku korespondencji elektronicznej bez konieczności wizyt na poczcie.

Wprowadzenie systemu e-doręczeń to wynik wejścia w życie ustawy z 18 listopada 2020 r. Jednostki samorządu terytorialnego, w tym Urząd Miasta Ruda Śląska, są zobowiązane do stosowania tej formy komunikacji w kontaktach z obywatelami oraz firmami.

Miasto jest w pełni przygotowane do tej zmiany zarówno pod względem technologicznym, jak i organizacyjnym.
- Nieustannie dążymy do tego, by usługi publiczne były jak najbardziej przyjazne dla mieszkańca.
E-doręczenia to znaczący krok w tym kierunku. System ten nie tylko przyspiesza obieg dokumentów, ale przede wszystkim daje gwarancję bezpieczeństwa i pewność, że ważna korespondencja nie zaginie i dotrze bezpośrednio do adresata. Rudzki magistrat sprawnie wdrożył te procedury, czego dowodem jest tegoroczna wysyłka decyzji podatkowych za pośrednictwem e-doręczeń – podkreśla Liliana Moskała-Zydra, sekretarz miasta.

Kluczowym elementem systemu, który budzi wiele pytań, jest sposób, w jaki urząd dostarcza pismo, gdy nie każdy posiada jeszcze skrzynkę elektroniczną. System e-doręczeń został zaprojektowany tak, aby nikt nie został wykluczony.

W ramach systemu funkcjonują dwie uzupełniające się usługi: PURDE oraz PUH.
1. Masz aktywny adres do e-doręczeń (PURDE): Jeśli obywatel lub firma posiada założoną i aktywną skrzynkę do e-doręczeń, urząd wysyła pismo w formie w pełni cyfrowej. Jest to usługa PURDE (Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego). Cały proces odbywa się wewnątrz systemu, zachowując dowody nadania i odbioru oraz gwarantując, że treść pisma nie zostanie zmieniona.
2. Nie masz jeszcze skrzynki do e-doręczeń (Usługa Hybrydowa – PUH): Dla osób, które nie posiadają adresu elektronicznego, przewidziano Publiczną Usługę Hybrydową (PUH). Jest to rozwiązanie niezwykle istotne dla zrozumienia nowego systemu. Jeśli urząd nada pismo elektronicznie, a adresat nie ma e-skrzynki, korespondencja jest automatycznie przekazywana do Poczty Polskiej. Tam list zostaje wydrukowany, włożony do koperty i doręczony w sposób tradycyjny, przy jednoczesnym zachowaniu rejestrowania procesu doręczenia w systemie e-doręczeń. Dzięki temu proces nadania po stronie urzędu pozostaje cyfrowy i zarejestrowany w systemie, a mieszkaniec otrzymuje papierowy list, tak jak dotychczas.
Usługa PUH jest obowiązkowa dla instytucji publicznych od 1 października 2029 r. Rudzki magistrat wdrożył ją już jednak wcześniej.

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?
Aby w pełni korzystać z wygody, jaką daje cyfrowy list polecony (PURDE), należy założyć odpowiednią skrzynkę. W tym celu należy najpierw złożyć wniosek o adres i skrzynkę e-doręczeń https://edoreczenia.gov.pl/, podpisać go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku odebrać pod adresem e-mail, który podany został we wniosku (na wskazany adres e-mail otrzymywać się będzie powiadomienia o nowej korespondencji w ramach e-doręczeń). Aby aktywować skrzynkę do e-doręczeń wystarczy zalogować się do serwisu mObywatel.gov.pl. Tam, w menu bocznym otworzyć zakładkę „Twoje skrzynki”. Następnie kliknąć  przycisk „Aktywuj skrzynkę”.
E-doręczenia są prawnie równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. System ten zastąpił również dotychczasowe formy wnoszenia pism, w tym komunikację przez platformę ePUAP, która obecnie może być stosowana jedynie w określonych, szczególnych przypadkach.