Mniej biurokracji, więcej edukacji - Ruda Śląska tworzy CUW

1 stycznia 2027 roku powołana zostanie nowa samorządowa jednostka organizacyjna - Centrum Usług Wspólnych (CUW). Zmiana ta ma na celu przeniesienie obsługi księgowej, kadrowej  i płacowej z pojedynczych placówek do jednego, wyspecjalizowanego ośrodka eksperckiego.

W efekcie dyrektorzy 68 miejskich przedszkoli, szkół i placówek oświatowych zyskają realne odciążenie od obowiązków biurokratycznych, co pozwoli im w pełni skupić się na misji dydaktycznej i podnoszeniu jakości kształcenia. Uchwałę w tej sprawie podjęli podczas dzisiejszej sesji Rady Miasta rudzcy radni.

Dotychczasowy model zarządzania administracją oświatową w Rudzie Śląskiej opierał się na strukturze rozproszonej, w której każda z 68 jednostek oświatowych – w tym miejskie przedszkola, szkoły podstawowe, licea ogólnokształcące, technika, zespoły szkół oraz placówki specjalistyczne - funkcjonowała jako niezależny, odrębny podmiot finansowo-księgowy. Taki system generował ogromne obciążenie dla dyrektorów placówek, którzy obok nadzoru pedagogicznego musieli mierzyć się z pełną odpowiedzialnością za finanse i kadry.

- Zarządzanie tak potężnym i złożonym systemem finansowo-organizacyjnym w modelu rozproszonym generuje niepotrzebne ryzyka i zbyt mocno obciąża dyrektorów placówek. Podobnie jak inne nowoczesne samorządy w Polsce, Ruda Śląska potrzebuje jednego, wyspecjalizowanego ośrodka dla swoich finansów oświatowych. Powołanie Centrum Usług Wspólnych to krok w stronę nowoczesnej, stabilnej i bezpiecznej administracji samorządowej. Dzięki centralizacji procesów
w jednym miejscu zyskamy pełną zastępowalność kadrową, co oznacza, że nieobecność jednego specjalisty nie wpłynie na terminowość operacji. Nie tworzymy zewnętrznego nadzorcy, lecz wewnętrznego partnera dla 68 jednostek - podkreśla prezydent miasta Michał Pierończyk

Dla pracowników sektora edukacji oznacza to zmianę standardów operacyjnych. Zgodnie z zapisami statutu, do szczegółowego zakresu zadań nowej jednostki należeć będzie:

Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej, w tym wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi na podstawie zatwierdzonych dokumentów oraz obsługa rachunków bankowych;
Czynności z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej oraz wstępna kontrola zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym;
Obsługa rozliczania podatku od towarów i usług (VAT), w tym centralne prowadzenie rejestrów podatkowych;
Kompleksowe prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej, obejmujące system wynagrodzeń, obsługę Funduszu Świadczeń Socjalnych, Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) oraz przygotowywanie projektów umów o pracę i aneksów na podstawie decyzji kierowników szkół.
Obsługa zadań z zakresu BHP, ochrony danych osobowych (RODO), obsługa prawna placówek oraz formalne przekazywanie dokumentacji do archiwów.

Siedziba Centrum Usług Wspólnych będzie mieściła się w Rudzie Śląskiej przy ul. Gwareckiej 2  w budynku Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nr 4, gdzie na ten cel zostanie zagospodarowane  jedno skrzydło budynku. Przed wprowadzeniem się nowej jednostki, pomieszczenia zostaną wyremontowane.

- Głównym założeniem powołania CUW jest wyraźne oddzielenie funkcji dydaktyczno-oświatowej  od ekonomiczno-finansowej. Przekazanie obsługi finansowo-księgowej i kadrowej pozwoli dyrektorom na pełne zaangażowanie w nadzór pedagogiczny oraz podnoszenie jakości kształcenia  w Rudzie Śląskiej. Dyrektorzy szkół i przedszkoli muszą być liderami edukacji. Co niezwykle istotne  z prawnego punktu widzenia, dyrektorzy zostaną odciążeni z odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w obszarach, które przejmuje Centrum Usług Wspólnych - wskazuje Anna Krzysteczko, wiceprezydent Miasta Ruda Śląska.

Powołanie CUW ma przynieść korzyści: dla dyrektorów, organu prowadzącego oraz samych pracowników administracji. Zamiast stanowisk jednoosobowych, pracownicy utworzą wyspecjalizowane zespoły merytoryczne, co umożliwi wymianę wiedzy i bieżące konsultacje. Zyskają oni również jasną ścieżkę kariery zawodowej – od młodszego specjalisty do głównego księgowego.

Fundamentem nowoczesnej administracji stanie się cyfryzacja. Wdrożony zostanie zintegrowany system finansowo-kadrowo-płacowy, który zapewni automatyczny przepływ danych pomiędzy kadrami, płacami a przelewami bankowymi, eliminując błędy ręcznego przepisywania. Ponadto standaryzacja i ujednolicenie polityki rachunkowości we wszystkich 68 jednostkach znacznie ułatwi  i przyspieszy przygotowanie dokumentacji do kontroli zewnętrznych (Regionalnej Izby Obrachunkowej, Najwyższej Izby Kontroli, czy ZUS).

Anna Krzysteczko, wiceprezydent Miasta Ruda Śląska: - Mamy pełną świadomość zidentyfikowanych wyzwań, do których należą naturalne obawy pracowników przed zmianą organizacyjną czy konieczność nauki nowych procedur. Dlatego nasza strategia zakłada stopniowe wdrażanie procesu rozłożonego w czasie oraz stały, otwarty dialog z dyrektorami i pracownikami. Uruchomimy dedykowane programy szkoleniowe z nowych systemów IT. Struktura CUW, na której czele stanie dyrektor powoływany przez Prezydenta Miasta, projektowana jest jako dynamiczna, co da nam możliwość elastycznego wprowadzania ewentualnych korekt organizacyjnych w trakcie transformacji – podkreśla.

Utworzenie Centrum Usług Wspólnych to ważny krok w stronę nowoczesnej, transparentnej i bezpiecznej oświaty w Rudzie Śląskiej. Podjęta uchwała uruchomi formalną procedurę tworzenia jednostki.