Jak załatwić sprawę w Urzędzie Stanu Cywilnego?

2021-04-16

Ryzyko zakażenia koronawirusem spowodowało konieczność ograniczenia kontaktów społecznych, a co za tym idzie zmiany w organizacji pracy Urzędu Stanu Cywilnego w Rudzie Śląskiej. Obecnie większość spraw z zakresu USC załatwianych jest bez kontaktu z urzędnikiem poprzez komunikację elektroniczną, skrzynkę podawczą czy tradycyjną pocztę. Sprawy, które trzeba załatwić osobiście,  realizowane  są po wcześniejszym telefonicznym ustaleniu terminu.

Zgłoszenie zgonu

Termin wizyty należy umówić telefonicznie (32 244 90 15).Do zgłoszenia zgonu stawia się wyłącznie jedna osoba – członek najbliższej rodziny (współmałżonek, dzieci, wnuki, rodzeństwo, rodzice).

Narodziny dziecka

Zgłoszenia narodzin należy dokonać przez platformę ePUAP. W przypadku, gdy ktoś nie posiada profilu zaufanego, jego założenie jest możliwe poprzez stronę www.epuap.gov.pl. Na zgłoszenie urodzenia żywego noworodka rodzice/opiekunowie prawni mają 21 dni.W przypadku urodzenia martwego noworodka ustawowy termin zgłoszenia urodzenia wynosi 3 dni. W tym wypadku sprawę można załatwić również osobiście po wcześniejszym umówieniu terminu telefonicznie (32 244 90 15). Uznanie ojcostwa wymaga osobistego stawiennictwa po wcześniejszym umówieniu terminu telefonicznie (32 244 90 15).

Śluby

Przyjmowanie par do ślubu cywilnego, wyznaniowego i za granicą RP odbywa się we wcześniej umówionych terminach (tel. 32 244 90 13, 32 244 90 16, 32 244 90 17).

Przypominamy, że od 30 października 2020 r. w ceremonii ślubnej może wziąć udział, oprócz zawierających małżeństwo, tylko dwóch świadków. Razem z urzędnikiem to 5 osób. Wszystkie osoby są nadal zobowiązane do zasłaniania ust i nosa w czasie trwania uroczystości.

Odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia

Odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia o stanie cywilnym wydawane są na wnioski przesyłane pocztą tradycyjną, przez platformę ePUAP lub składane do tymczasowej skrzynki podawczej na parterze budynku USC przy ul. Niedurnego 46. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej.

Inne

Sprostowania, uzupełnienia, transkrypcje aktów stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk dokonywane są na podstawie wniosków przesłanych pocztą tradycyjną (z odpowiednią opłatą skarbową) lub podczas osobistej wizyty, po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu
(tel. 32 244 90 17, 32 244 90 16, 32 244 90 13).

Opłaty skarbowe

22 zł - opłata skarbowa za wydanie odpisu skróconego, wielojęzycznego,

33 zł - opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego,

24 zł - opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,

38 zł - opłata skarbowa za zaświadczenie o stanie cywilnym,

38 zł - opłata za wydanie zaświadczenia stwierdzającego możliwość zawarcia małżeństwa poza granicami kraju,

39 zł - opłata skarbowa za wydanie zupełnego odpisu aktu po jego sprostowaniu lub uzupełnieniu,

50 zł - opłata skarbowa za wydanie zupełnego odpisu aktu transkrybowanego,

37 zł - opłata skarbowa za wydanie decyzji w sprawie zmiany imienia lub nazwiska.

Elektroniczny odpis aktu stanu cywilnego

Od kwietnia 2020 r. o odpis można zawnioskować przez Internet i otrzymać go w wersji elektronicznej. W praktyce oznacza to, że dokument generowany jest bezpośrednio z Systemu Rejestrów Państwowych (SRP), a następnie przesyłany na skrzynkę e-mail wnioskodawcy, bez zaangażowania urzędnika. Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego można złożyć za pomocą portalu gov.pl. Potrzebne do tego jest posiadanie profilu zaufanego lub e-dowodu wraz z czytnikiem i potwierdzonym profilem zaufanym. Uzyskany w ten sposób odpis, ma moc prawną tylko w wersji elektronicznej. Nie należy go drukować, tylko przekazywać w otrzymanej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej. Automatyczny odpis zawiera podpis kwalifikowany potwierdzający autentyczność odpisu.

Wydanie dokumentu w formie elektronicznej jest możliwe przy spełnieniu kilku warunków:

  • wnioskowany odpis aktu musi dotyczyć wnioskodawcy, jego dzieci, małżonka lub rodziców,
  • system - w trakcie wypełniania wniosku - musi potwierdzić, że możliwe jest automatyczne wydanie odpisu, czyli czy akt jest zdigitalizowany, jawny i bez założonej blokady wydawania.

Jeśli system nie wyda odpisu automatycznie, to wnioskodawca i tak go otrzyma, w terminie nieco późniejszym, z Urzędu Stanu Cywilnego, który przechowuje dany akt.

Opłatę za odpis należy zrealizować elektronicznie.

W Systemie Rejestrów Państwowych (SRP) obowiązkowo rejestrowane są akty od 2015 roku i ich odpisy są dostępne od ręki. - Na bieżąco wprowadzane do systemu są też  starsze akty stanu cywilnego. Kontynuujemy również proces parentyzacji, czyli tworzenia w systemie jednoznacznej relacji rodzic – dziecko. Prosimy o cierpliwość, robimy to stopniowo - wyjaśnia Joanna Michalska-Mol, kierownik USC w Rudzie Śląskiej.

Formularze

Formularze do spraw prowadzonych przez Urząd Stanu Cywilnego znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej.

USC w liczbach

W 2020 roku w Rudzie Śląskiej urodziło się i zostało zarejestrowanych blisko 2,2 tys. dzieci, w tym 1043 dziewczynek i 1111 chłopców. Ponadto Urząd Stanu Cywilnego zarejestrował 478 małżeństw oraz 1760 zgonów. Tych drugich było aż o 269 więcej niż w 2019 roku.